ISO jest to akronim oznaczający światową organizację odpowiedzialną za opracowywanie dokumentów zawierających „wymagania, specyfikacje, wytyczne lub charakterystyki, które mogą być konsekwentnie stosowane w celu zapewnienia, że materiały, produkty, procesy i usługi są odpowiednie do ich przeznaczenia”. Wrażaniem normy ISO 9001, zajmuje się Grupa Doradcza QUALITAS: https://www.iso-konsulting.pl/iso9001/
Cały proces dokumentacji jest podzielony na cztery różne poziomy:
Księga Jakości
Pierwszym wymaganym dokumentem dla normy ISO 9001 jest Księga Jakości, która zawiera wszystkie szczegóły dotyczące struktury organizacji. Dokumenty te muszą również spełniać wymagania odpowiednich systemów zarządzania, wyjaśniając, w jaki sposób cele zostaną osiągnięte przy zachowaniu jakości.
Udokumentowane procedury
Każda organizacja musi mieć określony protokół pracy i to on musi być głównym dokumentem, który funkcjonowałby jako dokument standardowy. Dokument ten zawierałby wszystkie szczegółowo opisane procedury wraz z normą jakości, której muszą one odpowiadać.
Instrukcje robocze
Instrukcja pracy to szczegółowy dokument, w którym wymienia się wszystkie szczegóły różnych działań wykonywanych w organizacji. Opisuje nawet najmniejsze kroki, które pomagają w osiągnięciu pożądanego rezultatu.
Zapisy i formularze
Są to zapisy całej wykonanej pracy. Kierownictwo może je później wykorzystać do przeglądu lub oceny zakresu usprawnień. Ponadto zawierają etykiety, karty, arkusze robocze, formularze, metryczki itp.
Ważne terminy związane z dokumentacją przy wdrażaniu standardu ISO 9001
Polityka jakości – polityka jakości jest dokumentem, który przedstawia standardy, jakie organizacja wyznaczyła sobie w zakresie poprawy i utrzymania jakości dla klientów, dostawców i pracowników. Koncentruje się wokół zasad zarządzania jakością, o których mowa w normie ISO 9001.
Rejestr dokumentów kontrolowanych – zawiera wszystkie standardowe dokumenty organizacji, takie jak formularze, zasady itp.
Kontrola dokumentów – Kontrola dokumentów polega na upewnieniu się, że w danym momencie wykorzystywane i przywoływane są tylko najbardziej aktualne dokumenty.
Kontrola zapisów – podobnie jak kontrola dokumentów, kontrola zapisów to sposób, w jaki firma organizuje swoje dokumenty i zapisy, aby były one łatwo dostępne dla kierownictwa i pracowników. Proces kontroli zapisów obejmuje również usuwanie nieaktualnych zapisów i zastępowanie ich aktualnymi informacjami.
Dowody z audytu – dowody z audytu służą do poparcia rozwiązań przyjętych podczas audytu. Mogą one obejmować dokumentację, taką jak rejestry, oświadczenia i inne.
Wiedza – Wiedza odzwierciedla wszystkie dane/informacje, które zostały zebrane w systemie, dokumentach lub danych, lub które są znane konkretnej grupie lub osobie.
Procedura – Procedury określają sposób wykonywania określonych procesów w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu oraz dokumentują sposób wykonania poszczególnych kroków.
Udostępnienie – termin ten odnosi się do zezwolenia na wysyłanie informacji, które pomagają w realizacji procesu. Mogą one występować w wielu formach, takich jak dokumentacja czy oprogramowanie.
